ESPAÑOL
Términos y Definiciones
3° Para los propósitos de este documento normativo se aplican los siguientes términos y definiciones.
3°1 Abreviatura. Representación de una palabra o grupo de palabras, obtenida por eliminación de algunas de las letras, silabas finales o centrales de su escritura completa, y que siempre se cierre con un punto.
3°2 Acrónimo. vocablo conformado por diferentes letras iniciales de una razón social.
Ej: Cafam: Caja de compensación familiar.
3°3 Acta. documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunión o situación especial.
3°4 Anexo. Documento o elemento que se adjunta a la comunicación o al informe; sirve para completar y aclarar.
3°5 Asunto. Síntesis del contenido de la comunicación.
3°6 Bibliografía. relación alfabética de fuentes documentales sobre una materia o asunto determinado, registrados en cualquier soporte físico, consultadas por el investigador para sustentar sus escritos.
3°7 Capitulo. División que se hace en los libros y en cualquier otro escrito para organizar y facilitar la comprensión del texto.
3°8 Cargo. Nombre de la posición que ocupa otro la persona responsable de expedir el documento.
3°9 Carta. comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se denomina oficio.
3°10 Certificado. Documento de carácter probatorio, publico o privado,que asegura la veracidad y la legalidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.
3º11 Circular. comunicación escrita de intères común, con el mismo contenido o texto, dirigida a un grupo especifico de personas tanto interna como externamente.
3º12 Cita. pasaje, párrafo o proposición que proviene de alguien diferente al autor del informe, para apoyar o corroborar la propia idea o para compararla.
3º13 Código. Sistema convencional que identifica el departamento, el área o la sección que produce el documento con sus respectivas series. Éste responde al sistema de clasificación documental establecido en la entidad. hace referencia a la identificación numérica, alfabética, alfanumérica, y otros, de la dependencia en la organización, seguida de la serie documental, en caso de que exista.
3º14 Conclusiones. juicio critico y razonado del análisis sobre los resultados del informe, presentados de manera directa, clara, concisa y lógica.
3º15 Constancia. Documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad.
3º16 Contenido. En esta pagina se enuncian los títulos de primero, segundo, tercer y cuarto nivel y la relación de los materiales complementarios del trabajo, en el mismo orden en que aparecen y los números de las paginas donde se encuentran.
3º17 Convocatoria. Acuerdo de fecha, hora y lugar para loa siguiente reunión.
3º18 Copia. Fiel reproducción del documento.
3º19 Cubierta. Parte exterior que cubre las hojas internas; suele reproducir los datos de la portada.
3º20 Desarrollo. Descripción de los asuntos tratados en una reunión.
3º21 Despedida. palabra o frase de los asuntos tratados en una reunión.
3º22 Destinatario. Persona a quien va dirigida la comunicación.
3º23 Encabezado. titulado de la comunicación que se realiza. linea de identificación para indicar la continuidad del documento.
3º24 Encabezamiento. Titulado de la comunicación que se realiza. linea de identificación para indicar la continuidad del documento.
3º25 Espacio. Distancia horizontal de la escritura, entre palabras o cifras, o ambas.
3º26 Esquema. Representación gráfica y simbólica de la distribución que deben tener los textos de los documentos.
3º27 Estilo. Distribución de las diferentes lineas que conforman la comunicación.
3º28 Experiencia. Practica que proporciona conocimiento, habilidad o competencia para hacer algo.
3º29 Figura. Gráficos, dibujos, planos, fotografías, mapas, diagramas o esquemas.
3º31 Foliar. Acción de números las hojas.
3º32 Folio. Hoja.
3º33 Fuente bibliográfica. Lista de fuentes consultadas que están relacionadas con el tema.
3º34 Glosario. Lista alfabética de términos con sus definiciones y explicaciones, necesarias para la comprensión del documento.
3º35 Llustracciòn. Representación de un objeto. tabla, figura u otro material gráfico que aparece en el cuerpo del documento para ampliar, complementar y ejemplificar el texto.
3º36 Indice. Lista opcional pormenorizada de los diversos términos precisos (geográficos, onomásticos, autores, temas y otros) que se incluyen en el documento, para facilitar su ubicación en el texto.
3º37 Informe. Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto, relativo a un caso concreto para conocer resultados de procesos administrativos.
3º38 Interlinea. Distancia vertical entre dos renglones.
3º39 Interlinea libre. Renglón sin escritura.
3º40 Introducción. Escrito, como preámbulo, que expone brevemente el contenido, el almacén y objetivos del informe extenso.
3º41 Linea especial. Linea de anexos, copia e identificación de trabajo.
3º42 Logotipo. Símbolo que identifica a la organización. proyecta la imagen corporativa y hace fácil al identificación de la entidad que genera o produce la comunicación.
3º43 Márgenes. Distancia que queda en cada uno de los cuadros lados de una pagina impresa.
3º44 Material complementario. Parte agregada o anexa a una obra que la complementa directamente; separada físicamente del documento que contiene la parte principal de la misma y que, con frecuencia, es de naturaleza diferente de esta, por ejemplo: mapas, folletos, disquetes, casetes vídeos, discos compactos,libros de respuestas, diapositivas planos, entre otros.
3º45 Membrete. Inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurídica.
3º46 Memorando. Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos internos.
3º47 Mensaje electrónico. Comunicación escrita, a través de la Internet.
3º48 Modelo. Esquema de distribución de zona que le permite a la organización la diagramaciòn de su papelera.
3º49 Nota de pie de pagina. Aclaración del autor del informe para aplicar o complementar una idea expresada en el texto.
3º50 Nivel. Ubicación, dentro de la finalidad del informe corto.
3º51 Objetivo. Describe la finalidad del informe corto.
3º52 Orden de día. Relación de temas que sean de tratar en una reunión.
3º53 Página. Cara de una hoja.lo escrito o impreso en una cara del papel.
3º54 Paginar. Acción de numerar páginas.
3º55 Portada. Primera página del informe; contiene los datos requeridos para la identificación del documento.
3º56 Radiación. Procedimiento por medio del cual las estudiantes asignan un número consecutivo alas comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar el trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. estos términos se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado del documento.
3º57 Razón social. Nombre que identifica a una organización.
3º58 Recomendación. Formulación concisa de acciones necesarias, como resultado directo de las conclusiones que se considera alcanzadas.
3º59 Redactor. Persona que genera y plasma ideas en una comunicación.
3º60 Registro. Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: nombre de la persona, entidad remitente o destinataria, nombre o código de las dependencias competentes, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite, anexo y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.
3º61 Remitente. Nombre, apellidos y cargo del firmante.
3º62 Renglón. Serie de palabras o carácter escritos en sentido horizontal.
3º63 Resumen ejecutivo. Exposición sucinta de un tema que debe quedar por escrito. informe breve que se limita a precisar al desarrollo de acciones ejecutivas.
3º64 Rúbrica. Rasgo o rasgos de figura determinada, que cada persona escribe como parte de la firma, después de su nombre o título.
3º65 Salud. Frase de cortesía con la cual se inicia la comunicación.
3º66 Sigla. Abreviatura conformada por las letras iniciales de cada razón social.
3º67 Sobre. Cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o en vio.
3º68 Soporte. Medio físico para registrar información escrita, sonar, visual, electromagnética; este material puede ser papel, metal, pergamino, madera, filme, cinta magnética, disco óptico, entre otros.
3º69 Subdivisión. Cada parte en que se fracciona un capitulo. corresponde a temas y subtemas.
3º70 Tabla. Serie de números, valores, unidades y datos relacionados entre sí, presentados en columnas para facilitar su interpretación. representa información cuantitativa en columnas.
3º71 Tabulado. Espacio determinado para escribir datos en columnas.
3º72 Tercio. Cada una de las tres partes en que se visualiza el sobre.
3º73 Texto. En las comunicaciones organiozacionales, es el contenido del mensaje.
3º74 Título. Palabra o frase con la cual el autor denomina e identifica un documento o cada uno de los temas, divisiones de un escrito o una publicación y que a menudo (aunque no necesariamente) lo distingue de otro documento.
3º75 Transcriptor. Persona responsable de elaborar, digitar o trascribir la comunicación.
3º76 Viñeta. Símbolo que se coloca para separar series o párrafos que no están numerados en trabajo escrito.
3º77 Zona. Espacio predeterminado para ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.
4º ASPECTOS GENERALES PARA LAS COMUNICACIONES
4º1 ZONAS
4º1º1 Zona 1. Espacio destinado para el membrete que incluye: razón social´sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo y e Número de identificación tributaria (NIT). Se recomienda usar las siguientes medidas: 14 cm. horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior.
4º1º2 Zona 2. Espacio destinado para la impresión, apartado, correo electrónico, sitio web, fax, teléfono, lugar de origen y país. se recomienda usar las siguientes medidas: entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y centrado.
MEMORANDO
Son comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir información, orientaciones, y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales y las lineas de coordinación jerárquica de las organizaciones.
6º1 CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN
Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:
* Utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización
* Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortès y en modo impersonal o en primera personas del plural
* Distribuir el texto de acuerdo con su extensión, y
* tratar preferiblemente un solo tema por memorando.
6º2 UTILIZACIÓN DEL MEMORANDO
El memorando puede tener uno de los siguientes objetivos:
* Informar sobre un hecho en forma breve;
* Expresar necesidades;
* Hacer requerimos;
* Regular o calcular una situación;
* Tramitar, desarrollar o organizar un asunto;
* Dar respuesta a una situación;
* reiterar información, requerimiento o solicitud urgente;
* Conocer detalles sobre un aspecto determinado;
* Impugnar o corregir una situación;
* Confirmar eventos ocurridos o pendientes;
* Solicitar o remitir información, documentos u objetos;
* Felicitar, invitar o convocar a reuniones no protocolarias, y
* Hacer llamados de atención, entre otros.
6º3 PARTES
6º3º1 Encabezado
6º3º1º1 Denominación del documento
De cero a una interlinea libre de la zona 1 o margen superior, se escribe la palabra memorando en mayúscula sostenida y centrada.
6º3º1º2 Código
Véase el numeral 4º5º2.
6º3º1º3 Fecha
Véase el numeral 4º5º3.
6º3º2 Encabezamiento
Está conformado por las palabras para (es decir, destinatario), de (es decir, remitente) y asunto, todas escritas en mayúscula sostenida, las cuales pueden ir impresas o digitadas a dos interlíneas libres y seguidas de dos puntos (:).
los datos del destinatario y remitentes van alineados respecto a los dos espacios siguientes a los dos puntos de la palabra asunto.
6º3º2º1 Destinatario y remitente
A dos o tres interlíneas libres de la fecha de elaboración y contra el margen izquierdo, se ubica la preposición para en mayúscula sostenida, seguida de dos puntos (:) y al frente se escriben los datos del destinatario con mayúscula inicial. A continuación, a una interlinea se escriben los datos del remitente, con mayúscula inicial.
para su escritura se utilizan las siguientes opciones:
aº Primera opción.
Destinatario: denominación o titulo. nombre y cargo. Este último separado por coma.
Remitir: nombre y cargo separado por coma.
En este caso se omite al final del texto el nombre mecanografiado o digitado del remitente y sólo su firma. No se traza raya alguna para delimitar la firma.
EJEMPLO PARA: Doctora Alicia garcía pérez, Secretaria General
DE: Guillermo Castaño Polanco, Director Seccional
bº Segunda opción
Destinatario: denominación o titulo, nombre y cargo. Este último separado por coma.
Remitente: cargo y dependencia o cargo solamente.
En este segundo caso, la firma del remitente aparece sobre mecanografiado o digitado al final del texto, con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido.
EJEMPLO: PARA: Señora Clara Rodríguez Orozco, Secretaria General
DE: Jefe de Contabilidad
6º3º2º2º2 Asunto
Esta palabra se dos a tres interlínea libre da la preposición de (remitente). Véase el numeral 4º5º5
6º3º4 Despedida
Se recomienda escribir a una interlíneas libres del texto; su ubicación varía según el estilo elegido. para utilizar las despedidas más usuales, véase al anexo A (informativo).
6º3º5 Remitentes y firmas responsables
Cuando se aplican las opciones segunda y tercera en el encabezamiento, se escribe el nombre del remitente de acuerdo a cinco interlíneas libres de la despedida, con mayúscula sostenida.
la firma se ubica en la parte superior del nombre del remitente; estos dos elementos se escriben de acuerdo con el estilo elegido. Cuando se aplica la primera opción, sólo debería aparecer la firma del remitente.
6º3º6 Lineas especiales
Véase el numeral 4º5º8
